Чтобы оценить полноту оприходования налич­ных денег в кассу, проверяющие сравнивают сум­мы выручки по фискальным отчетам и показани­ям секционных счетчиков ККМ с данными о выручке, отраженными в кассовой книге. Эти данные сличаются по каждому дню за весь про­веряемый период.

Данные счетчиков могут снимать лишь инспекторы, обладающие паролем доступа к фискальной памяти. При необходимости в этой операции могут участвовать специалисты цент­ра технического обслуживания (ЦТО) ККМ.

Вне­запные проверки налоговая инспекция может проводить в любых организациях, которые рас­положены на подведомственной ей территории (п. 5.1.2 Рекомендаций). Что же касается плано­вых и тематических проверок, то их может про­вести лишь та налоговая инспекция, в которой вы состоите на учете.

В ходе проверки инспекторы могут потребо­вать:

- паспорт ККМ, где указаны сведения о вводе машины в эксплуатацию и проведенных ре­монтах;

- журналы кассира-операциониста;

- кассовую книгу;

- приходные ордера и контрольные ленты;

- акты о возврате денег по неиспользованным кассовым чекам.

Если фирма не сможет представить эти доку­менты (или их часть), руководителю придется пи­сать объяснение. Этот факт будет отражен в акте проверки.

Инспектор вправе проверять лишь те машины, которые установлены в торговых точках, указан­ных в поручении на проверку. В этом же доку­менте устанавливается и продолжительность пе­риода, за который проводится проверка.

Проверять операции за тот период, который не указан в поручении, проверяющие не могут (п. 4.5 Рекомендаций). Вместе с тем разработчики Рекомендаций советуют сни­мать фискальные отчеты не только за проверяе­мый период, но и за три последних года, предше­ствующих проверке (п. 5.1.3 Рекомендаций). Такие советы, мягко говоря, нельзя признать правомерными. Для подобной проверки руково­дитель налоговой инспекции должен выписать новое поручение.

Если при проверке будет установлено расхож­дение сумм кассовой выручки и сумм, указанных в фискальных отчетах, инспектор отразит это в акте. Причем если проводится внезапная про­верка, то используется акт по форме № КМ-9 (утвержденный Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132).

Если обнаружится, что наличных денег в кассе больше, чем по показаниям счетчиков, кассир (продавец) или руководитель фирмы должны бу­дут письменно объяснить этот факт и указать причину, по которой образовался излишек. Об­наружив "лишние" деньги, проверяющий должен передать их на ответственное хранение либо ру­ководителю (предпринимателю), либо другому материально ответственному лицу фирмы. Сум­ма излишка через ККМ не пробивается. Однако ее нужно оприходовать. В бухгалтерском учете для этого делается запись:

Дебет 50 Кредит 91 субсчет "Прочие до­ходы"

- оприходованы излишки наличных денег в кассе.

Одновременно сумму излишка нужно отразить в журнале кассира-операциониста и в кассовой книге.

Сам по себе излишек, образовавшийся в кас­се, ненаказуем. Но если эти деньги не будут оприходованы, то виновные будут привлечены к административной от­ветственности по статье 151 КоАП РФ за наруше­ние порядка ведения кассовых операций. Сумма штрафа может составить от 4000 до 5000 руб. для руководителя и от 40 000 до 50 000 руб. для фирмы.

Обнаруженную недостачу инспектор также укажет в акте. Чтобы отразить ее в учете, надо сделать проводку:

Дебет 94 Кредит 50

- учтена недостача денежных средств.

Если виновник недостачи обнаружен, бухгал­тер должен сделать запись:

Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94

- списана сумма недостачи за счет виновного лица.

Выявленные в ходе вне­запной проверки нарушения по учету наличных денег могут стать основанием для проведения плановой или тематической проверки.