Счета-фактуры в книге продаж регистрируются указанным выше образом вне зависимости от того, платил покупатель деньгами или задолженность закрыта им иным образом. Если предприниматель исчисляет НДС "по оплате", запись в книге продаж осуществляется в том налоговом периоде, в котором происходит погашение дебиторской задолженности покупателя за отгруженные ему товары (работы, услуги).

До 1 января 2004 г. (до введения новой формы книги продаж) много сложностей на практике возникало у налогоплательщиков с заполнением графы "N п/п из книги покупок" книги продаж.

Данную графу надо было заполнять при реализации ранее приобретенных товаров (работ, услуг) с указанием в ней порядкового номера счета-фактуры поставщика реализуемых товаров (работ, услуг), под которым этот счет-фактура был зарегистрирован в книге покупок налогоплательщика.

Если налогоплательщик реализовал товары, приобретенные ранее не у одного, а у нескольких поставщиков или у одного поставщика, но по нескольким разным счетам-фактурам, то в этой графе книги продаж должен был сделать ссылки на все счета-фактуры, по которым были закуплены реализованные товары.

Если налогоплательщик реализует импортные товары, ввезенные им ранее на территорию РФ, то в этой графе нужно было указывать порядковый номер, под которым в его книге покупок зарегистрирована та ГТД, на основании которой были ввезены реализуемые товары.

Однако можно отметить, что даже какие-либо нарушения в порядке заполнения книги продаж, в том числе неточности в заполнении графы 9, не приводят сами по себе к негативным последствиям для налогоплательщика, если сумма НДС к уплате, отраженная в декларации, начислена верно.

Понятно, что эта процедура была необременительна для налогоплательщиков, только если их товарооборот небольшой или они реализуют товар теми же партиями, какими закупают, то есть без его дробления на более мелкие партии. Во всех других случаях для обеспечения достоверности требуемой информации необходима автоматизация товарного учета с использованием специальных программных средств. Постановлением Правительства РФ от 16.02.2004 N 84, утвердившим новую форму книги продаж, эта графа удалена.

По окончании каждого налогового периода (месяца или квартала) в книге продаж подводятся итоги по графам 4, 5а, 5б, 6а, 6б, 7, 8а, 8б и 9. Полученные результаты служат основанием для заполнения налогоплательщиком налоговой декларации по НДС за соответствующий налоговый период в части начисленных сумм НДС.

Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. При наличии большого количества покупателей допускается ведение книги продаж с использованием компьютера. В этом случае по истечении отчетного периода (месяц, квартал), но не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем (кварталом), книга продаж распечатывается, страницы ее пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью (п.28 Правил).

Контроль за правильностью ведения книги продаж осуществляет предприниматель или уполномоченное им лицо. Книга продаж должна храниться у налогоплательщика в течение полных пяти лет с даты последней записи (п.27 Правил).

Вне зависимости от того, сколько видов деятельности осуществляет предприниматель и сколько у него мест реализации товаров (даже если они находятся в разных регионах), счета-фактуры должны иметь неповторяющуюся нумерацию и быть отражены в единой книге продаж.